Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira, CTO e especialista em tecnologia, software e inteligência artificial, avalia que automatizar um processo que ninguém entende por completo apenas acelera o erro. O mapeamento prévio define se a automação vai gerar ganho real ou retrabalho em escala.
O problema aparece cedo em muitas empresas. A equipe escolhe a ferramenta, contrata a integração e só depois descobre que a mesma tarefa é executada de três jeitos, conforme o turno, a filial ou a pessoa no posto. A automação precisa, então, escolher qual versão copiar.
Mapear antes de automatizar transforma essa escolha em decisão técnica, não em aposta. O método passa por registrar o fluxo atual, medir onde ele falha, redesenhar o necessário e só então definir o que a máquina assume. Cada etapa tem armadilhas próprias.
Registre o processo real, não o do manual
Um pedido de compra que, no papel, passa por duas aprovações pode depender, na prática, de uma planilha paralela e de uma mensagem ao gestor. Esse desvio não aparece no sistema, mas é ele que mantém a operação de pé quando o fluxo oficial trava.
Por isso, o primeiro passo é desenhar o estado atual, o chamado as-is, a partir de quem executa a tarefa. Entrevistas, observação direta e análise dos registros do sistema revelam atalhos e exceções. Notações como a BPMN tornam o desenho legível para negócio e tecnologia.
Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira conduziu múltiplas viradas de ERP em mais de 25 anos de carreira, e esse tipo de projeto expõe o custo de pular o levantamento. Quando o sistema novo reproduz regras não documentadas, as falhas surgem nas exceções que o mapeamento teria revelado.
Meça antes de decidir o que automatizar
Um fluxo desenhado ainda não diz onde está o gargalo. Cada etapa precisa de números básicos: volume de transações, tempo médio de execução, taxa de erro e devoluções para correção. Sem essa linha de base, não há como demonstrar o ganho da automação.
Quando o volume é alto, a mineração de processos, ou process mining, reconstrói o fluxo real a partir dos registros de eventos dos sistemas. O resultado costuma surpreender. Aparecem caminhos que ninguém citou nas entrevistas e etapas que consomem horas sem agregar nada.
Com os dados em mãos, a priorização fica objetiva. Tarefas repetitivas, de regras estáveis e alto volume são candidatas à automação. Já atividades que exigem julgamento ou mudam com frequência pedem outra resposta, que pode ser inteligência artificial aplicada ou um redesenho do trabalho.
Redesenhe o fluxo antes de entregá-lo à máquina
Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira nota que um erro frequente é automatizar o processo como está, com as ineficiências preservadas. O maior ganho costuma vir da simplificação que antecede o código, quando etapas redundantes e aprovações desnecessárias saem do fluxo.
É nessa fase que se desenha o estado futuro, o to-be, com quem aprova, quais dados entram em cada etapa e como as exceções serão tratadas. Um fluxo com poucas variações e responsabilidades claras é mais fácil de automatizar, testar e manter.
O redesenho envolve a arquitetura de soluções. Um processo que atravessa ERP, e-commerce e logística exige integrações bem definidas, com um responsável por interface. Decidir aqui entre desenvolver internamente ou contratar pronto, o dilema do build vs. buy, evita surpresas na implantação.
Por que o mapeamento não termina na implantação?
Processos mudam com novas regras fiscais, novos canais de venda e reorganizações de estrutura. Uma automação apoiada em mapa desatualizado passa a falhar em silêncio, executando rapidamente uma lógica que já não corresponde ao negócio. O desenho, portanto, precisa de dono e revisão periódica.
Esse cuidado pesa mais quando a automação inclui machine learning, que depende de dados consistentes em produção. Se o processo muda, os dados de entrada mudam junto, e o modelo perde precisão sem alarde. Monitorar fluxo e modelo juntos é o que sustenta a IA em escala.
Ao longo da carreira no varejo, da construção de plataformas do zero à atual liderança no Grupo Carrefour Brasil, Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira acompanhou como a qualidade da automação reflete o entendimento que a precedeu. Mapear bem é a parte menos visível e mais decisiva do trabalho.